Vous êtes arrivé à la conclusion que le temps est maintenant venu de vous rendre dans un ou plusieurs pays pour y rencontrer des partenaires potentiels. Quelles sont les étapes suivantes ?
PREPARER VOS RENDEZ VOUS
Vous avez probablement déjà déterminé un certain nombre de personnes que vous aimeriez rencontrer. Vous pouvez soit fixer vos propres rendez-vous directement, soit demander à votre spécialiste géographique régional (avec qui vous êtes déjà entré en contact) ou à un contact local de prendre les rendez-vous en votre nom.
Dans ces derniers cas, il est impératif de les informer de vos besoins le plus tôt possible, au minimum 2 à 3 mois à l'avance. Il arrive trop souvent que les entreprises ne contactent le dispositif d'appui à l'international qu'à la toute dernière minute.
De même, il est fréquent de constater que les entreprises ne fournissent pas au personnel desdites missions suffisamment de renseignements pour leur permettre de répondre efficacement à leur demande d'assistance.
Pourtant, la clé du succès de telles activités de prospection réside dans la planification et la préparation du voyage.
PRÉPARER VOS DOCUMENTS COMMERCIAUX
Les gens dont vous chercherez à solliciter l'aide ou à attirer l'attention vont vous demander d'étayer votre présentation avec un certain nombre de documents, qu'ils voudront éventuellement conserver.
Pour déterminer les documents dont vous aurez besoin, le mieux est encore de vous imaginer dans la situation inverse : quelqu'un vient vous voir pour vous proposer une association ou un nouveau produit. Quelles seraient vos attentes ?
A tout le moins, les informations que vous remettrez à votre partenaire devront pouvoir répondre aux interrogations suivantes :
Qui êtes vous ?
Que faites vous ?
Pourquoi ce marché ?
Quels sont vos atouts ?
Pourquoi lui ?
Etes-vous un partenaire potentiel sérieux ?
Pour étayer votre présentation vous pouvez préparer un certain nombre de documents écrits. Ceux-ci devraient idéalement comporter les renseignement suivants :
une description des principaux produits, services et procédés de votre entreprise, ainsi que de la technologie utilisée
les caractéristiques rendant vos produits ou services concurrentiels ainsi qu'une description de vos activités de recherche et de développement
un historique de l'entreprise, un organigramme, le curriculum vitae de vos cadres supérieurs
un état financier indiquant le rendement et la solidité de votre entreprise et les prévisions; il devrait également faire état de ce que d'autres ont investi dans votre entreprise
des renseignements sur le marché : sa taille actuelle, vos prévisions de croissance, les profils de votre clientèle, le chiffre d'affaires prévu, les prix, les méthodes de distribution, la publicité, etc.
une description des concurrents actuels, y compris une évaluation de leurs produits, de leurs prix et de la part du marché qu'ils occupent
une description de vos besoins (capital, technologie ou partenariat)
LA PLAQUETTE
Si vous visez un marché non francophone, vous avez tout intérêt à éditer une plaquette spéciale destinée à l'international, car les plaquettes en français finissent généralement à la poubelle, sans passer par le bureau du décideur. Une aide financière peut éventuellement vous être accordée pour réaliser cette plaquette.
L'anglais est un pis aller qui ne vous coûtera pas trop cher dans un premier temps. Certains pays (par exemple l'Allemagne) demanderont une plaquette spécifique dans la langue du pays . Cette dernière solution a l'avantage de permettre à votre documentation de circuler dans toute l'entreprise, et notamment auprès de techniciens non anglophones, qui peuvent constituer de solides prescripteurs.
Dans tous les cas, il ne faudra pas se contenter d'une traduction approximative ou mot à mot. Vérifiez très soigneusement la signification et l'acceptabilité de votre marque de commerce et de votre logo en tenant compte de la langue et de la culture du pays où vous vous rendez.
En particulier, assurez-vous qu'ils ne renferment pas, par mégarde, des connotations négatives, grossières ou comiques. En un mot, ne lésinez pas sur la qualité de vos plaquettes internationales. Votre CCI ou votre spécialiste géographique régional pourra vous accompagner et vous guider dans cette démarche.
DOCUMENTS DE SUPPORT
Informez vous avant le départ du nombre d'interlocuteurs que vous aurez en face de vous pour adapter vos outils de présentation en conséquence (plaquette, casette vidéo, transparents, diapositives, échantillons,…)
Pour les cassettes vidéo, vérifier que vous disposez du standard en vigueur : le SECAM n'est guère employé qu'en France….
Si vous comptez emporter avec vous du matériel audiovisuel ou électrique, assurez vous qu'il pourra fonctionner là-bas (tension, type de prise,…), et que vous disposerez des installations nécessaires chez vos contacts. Renseignez vous sur les formalités éventuelles de douanes.
Si un doute subsiste, choisissez la simplicité ou prévoyez une solution de rechange.
INTERPRETES
Si vous ne maîtrisez pas complètement la langue du pays ou l'anglais, demandez l'avis de votre spécialiste géographique régional en ce qui concerne l'opportunité d'avoir recours aux services d'interprètes lors de vos réunions à l'étranger.
Au cas où ces derniers seraient requis, assurez-vous du coût, du professionnalisme et de la disponibilité de leurs services bien avant vos réunions.
RENSEIGNEZ VOUS SUR LES PRATIQUES CULTURELLES DU PAYS VISITE
Prévoyez du temps pour étudier les pratiques commerciales et culturelles du pays que vous allez visiter :
Le code vestimentaire des gens d'affaires varie d'un pays à l'autre. À titre d'exemple, dans certains pays tropicaux, on s'attend à ce que, malgré la chaleur, un homme porte un complet et une femme un tailleur, alors qu'ailleurs, le port d'un veston est facultatif.
Renseignez-vous à l'avance au sujet des gestes, corporels ou autres, susceptibles d'offenser vos interlocuteurs.
Renseignez-vous, avant votre départ, sur le code de comportement social en vigueur dans le milieu des affaires de votre pays cible.
Pour éviter d'être éventuellement dans l'embarras, emportez plusieurs cartes d'affaires et renseignez-vous sur l'étiquette locale à ce sujet.
Au Japon, par exemple, il est impoli d'accepter une carte d'affaires et de la mettre immédiatement dans sa poche. La politesse exige que vous l'étudiiez soigneusement, que vous hochiez la tête puis que vous fassiez un commentaire pertinent.
En cas de doute, demandez conseil à votre contact local
une description des concurrents actuels, y compris une évaluation de leurs produits, de leurs prix et de la part du marché qu'ils occupent.
Personne ne sera offensé si vous arrivez trop tôt à un rendez-vous.
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